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7 consejos para tener una contabilidad organizada

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La contabilidad no tiene que convertirse en un dolor de cabeza para tu negocio. Lo ideal es que siempre busques asesoría contable, pero para empezar te daremos algunos consejos que te ayudarán a establecer una contabilidad organizada. Recuerda que la contabilidad no es una enemiga, por el contrario, es una aliada. 

Son esos informes de contabilidad los que te permitirán conocer el estado financiero de tu empresa. Por eso esto es un aspecto de tu negocio que no debes descuidar. 

Las palabras claves que debes implementar en tu rutina es: orden y organización. 

Aquí te dejamos 7 consejos que puedes poner en práctica inicialmente

1. Organiza y Registra los documentos

Esta tarea es una de las que debes hacer diariamente o al menos cada dos días a la semana. Es fundamental que organices los documentos  que genera tu empresa. Una forma de hacerlo es clasificándolos de esta forma sencilla: 

  • Ingresos: Pueden existir dos escenarios: negocios con equipo fiscal y sin equipo fiscal. 
    • Aquellos comercios que tienen equipo fiscal, deben emitir su reporte Z diariamente. Este reporte debe ir acompañado de los recibos de venta por TC (aplica para aquellos que tengan punto de venta). Si se recibió pagos a través de una modalidad en línea, también debes agregar los comprobantes de pagos con el reporte de venta del día. 
    • Aquellos comercios que no tienen equipo fiscal, es decir, están exentos del uso, pueden usar la tecnología o hacerlo de la forma tradicional. Si usan la tecnología, hay programas accesibles que te permiten elaborar y emitir facturas digitales. Si prefieres lo tradicional, comprar una libreta de recibos genérica o personalizadas en papel.  Lo importante es que se lleve un control de los ingresos diarios. 
  • Compras: al igual que los ingresos, pueden existir diferentes escenarios que dependerán de la actividad comercial. Hay negocios que requieren compras semanales o incluso diarias por el tipo de producto que venden. Mientras que hay otros tipos de negocios que no fabrican el producto y por ende compran basado en volumen de pedidos. En ambos casos debes solicitar factura de TODO lo que se compre ya sea para producir la mercancía o que se compre el producto final.  
  • Gastos: todos los negocios generan gastos. Puede que unos más que otros, debido a su actividad comercial. Cuando se hacen los pagos de esos gastos, la empresa debe exigir una factura que sustente esa transacción. No importa la forma en que se realizó el pago, siempre se debe emitir una factura o comprobante de pago que respalde la transacción. 

Después de clasificar los documentos, el siguiente paso es registrar. En este paso tienes dos opciones: usar la tecnología o la forma tradicional. 

Empecemos por la tradicional, que consiste en tener varios libros en donde se debe apuntar los ingresos, otro para las compras, y otro para los gastos. 

Si se usa la tecnología, puedes utilizar un cuadro en Excel o un software administrativo/contable. Lo importante es que registres la información diariamente para llevar un control de los ingresos y egresos. 

2. Digitalizar las facturas 

Dependiendo el tipo de papel, las facturas suelen borrarse con el tiempo. Por eso luego de organizarlas y registrarlas, el siguiente paso es digitalizarlas. Pero, ¿qué significa esto? Esto significa que debes escanearla o tomarle una foto. En los casos que puedas pedir factura electrónica, no dudes en hacerlo. Así como clasificaste los documentos en papel, también debes hacerlo en digital. 

  • Crea carpetas para cada rubro: ingresos, gastos, y compras. 
  • Los ingresos debes clasificarlos por efectivo y TC (para los que tengan puntos de ventas). Usualmente los puntos de ventas emiten un reporte diario. Ese reporte junto con la Z deben ser digitalizados. 
  • Crea subcategorías: dependiendo tu actividad comercial puedes clasificar por proveedores, clientes, y gastos fijos (salarios, electricidad, internet, entre otros).  
  • Si no quieres utilizar el espacio del ordenador, ahora hay múltiples opciones en la nube para guardar información. 
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3. Dar seguimiento a las cuentas por cobrar

Esto aplica para las empresas que trabajan con créditos estableciendo un determinado término según cliente.

Enviar unos días antes de la fecha de pago la factura para recordar el compromiso. Si el cliente no puede cumplir con el pago en el tiempo estimado, ofrece formas de pago que sean viables para ambas partes. Antes de ofrecer tus servicios o productos a crédito debes hacer un análisis de tu flujo de caja. Dependiendo de esta información podrás establecer términos que te permitirán controlar tu flujo. 

contabilidad

4. Conciliación Bancaria

Esta tarea es tediosa porque si no se registra diariamente los ingresos y egresos de la cuenta bancaria, se acumula la información a fin de mes. Lo recomendable es actualizar el libro de banco semanalmente, en caso de que no lo puedan hacer diariamente. Tener esta información actualizada te permite conocer con cuanto dinero cuentas semanalmente o para iniciar el próximo mes. Esto también te ayudará a identificar errores de pagos, ya sean ingresos o egresos que no coincidan con tus facturas. 

5. Control de inventario 

El inventario es un elemento clave en la empresa. Es sumamente crucial que se establezcan los mecanismos necesarios para controlar el inventario del negocio. De esta forma evitas hacer compras innecesarias e identificas fugas internas. Este control también te permite identificar los productos más vendidos y los que no han tenido salida. De esta forma podrás analizar y decidir si implementas una estrategia para movilizar ese producto o si definitivamente lo conveniente es sacarlo del mercado. Esto aplica tanto para productos como servicios. En el caso de los servicios, no existe un inventario como tal, pero esta información te ayudará por ejemplo, a cambiar tu estrategia de mercadeo. 

6. Revisar los informes contables 

Como mencionamos anteriormente, lo ideal es que busques asesoría contable si no entiendes los números o gráficas del software o Excel. La mayoría de los programas de contabilidad en la nube te brindan informes contables, pero la pregunta es ¿sabes cómo interpretar esa información? Es recomendable revisar mensualmente estos informes contables con el contador.  En esta revisión se puede comparar los números del mes anterior con los actuales, verificar que números se pueden mejorar, hacer ajustes en costos o gastos que sean viables, entre otras estrategias que puedes implementar basado en la información que te brindan estos informes y la explicación del contador. 

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7. Establecer un salario 

Inicialmente debes contemplar en el presupuesto de la empresa un salario estimado, que estará basado en las proyecciones de la empresa. No es recomendable sacar dinero en concepto de salario, sin ningún tipo de control. Esto es un error gravísimo que se comete al iniciar un negocio: sacar de la venta diaria un monto fijo. Es muy posible que en ese monto estés tomando parte de lo que debe ser designado para los costos y gastos que deban pagarse en la semana. Teniendo como resultado un descontrol del flujo de la caja. 

Recuerda que para ayudarte a tener tu contabilidad organizada puedes ponerte en contacto con nuestros aliados de Martínez Barrios & Asociados, quienes con gusto podrían asesorarte en materia fiscal, contable y legal.

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