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Factura electrónica en Panamá: ¿sabes cómo funciona?

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En este artículo te hacemos un desglose de los puntos más relevantes sobre la facturación electrónica que debes conocer.

A partir de ayer, una modalidad se ha convertido en realidad en Panamá y es el uso de la factura electrónica. Este método alterno de facturación tiene como propósito que un gran número de empresas lo implementen de manera voluntaria.

También se ofrece una opción para aquellos exceptuados del uso de equipo fiscal que desean facturar electrónicamente.

Hace unos meses el gobierno de Panamá publicó una serie de decretos en el que se utilizan términos que pueden ser complejos y difíciles de entender. Por eso en este artículo te hacemos un desglose de los puntos más relevantes que debes conocer.

Definición de factura electrónica

La factura electrónica es un documento legalmente válido que respalda las operaciones comerciales y que contiene los datos de la transacción realizada, la cual está firmada electrónicamente por el comercio y está debidamente autorizada de forma electrónica por las entidades encargadas, en este caso, la Dirección General de Ingresos.

Un vistazo a la parte técnica

En la reglamentación de esta nueva modalidad se hace mención de los nuevos elementos que se adicionan para poder cumplir con la función de transmitir la información a la DGI en tiempo real y de igual forma enviarle la factura al cliente de forma digital. Estos son algunos de los elementos nuevos que se contemplan en la nueva normativa:

  • Dispositivo de transmisión de datos: estará incorporado o se adecuará al equipo fiscal. Este permitirá la conexión a internet del equipo, para que de esa forma se pueda realizar la transmisión de la data emitida por el equipo fiscal.
  • API: es una interfaz web que permitirá el intercambio entre la DGI y el equipo fiscal.
  • El componente de transmisión de datos es la aplicación que permitirá comunicarse directa o indirectamente con el equipo fiscal para obtener datos reales, así como recibir y transmitir comandos a la DGI.
  • El repositorio de datos: es el espacio en donde se almacenará la información que proviene de los equipos fiscales.
  • PLACEF: es la plataforma de comunicación de equipos fiscales sobre la cual va a funcionar todo el sistema.

Aquellas empresas que son proveedores o fabricantes que desean prestar este servicio, deben ser homologados por la Dirección General de Ingresos y la Autoridad de Innovación Gubernamental. En los decretos emitidos por el Ejecutivo y que se encuentran disponibles en la página web de la DGI, pueden encontrar todas las especificaciones técnicas y obligaciones.

factura electrónica

Es importante mencionar que la DGI estará publicando la lista de los proveedores y fabricantes autorizados para prestar este servicio. De esta forma el contribuyente tiene la certeza de que la empresa que le brindará el servicio está debidamente homologada y cumple con todos los requisitos que establece la norma.

Contribuyentes que pueden usar este método

Una de las preguntas más frecuentes es, ¿quiénes pueden utilizar esta modalidad?

Lo primero que debes saber es que esto es un medio alternativo. No es obligatorio que todos los contribuyentes que utilizan un equipo fiscal o aquellos que están exentos migren a la factura electrónica. Por el momento, la ley establece que el uso de la factura electrónica es voluntario. Aquellos contribuyentes que ya cuentan con una impresora fiscal y desean utilizar este tipo de facturación, deben comunicarse con el distribuidor que les vendió su equipo fiscal, para verificar las especificaciones que tiene y si son compatibles con este nuevo tipo de facturación. No es necesario que descarten su equipo fiscal sin antes verificar las características del mismo.

Para aquellos negocios que deban reemplazar el equipo o comprar algún dispositivo para adecuarlo de manera externa, se les otorgará un crédito fiscal de hasta $400.00. Este crédito se podrá usar para cancelar algún impuesto ante la DGI.

Para aquellos negocios o emprendimientos que están exentos del uso de impresora fiscal y/o tienen un bajo volumen de facturas pero que desean utilizar este tipo de facturación, tendrán como alternativa el facturador gratuito.

Desde esta plataforma sencilla podrán emitir facturas, nota de débito, nota de crédito, y/o realizar un evento de anulación fácilmente desde su computadora o dispositivo móvil.

factura electrónica

Beneficios

  • Reducción de costos y errores: las empresas reducen el uso de papel, impresiones, y espacio de almacenamiento de documentos (libretas de facturas). Una de las observaciones que le hacemos a los clientes es digitalizar las facturas de ingresos, gastos, y costos ya que algunas se borran con el tiempo, dificultando el proceso de registro. Esto puede llevarnos a cometer errores sobre los montos o datos de la transacción. Con la factura electrónica, evitarían esta situación.
  • Transición a lo digital: con esta alternativa el estado brinda a los comercios una opción innovadora y acorde a la transformación digital en la que ya nos encontramos.
  • Agilizar proceso de devolución de impuestos: se busca simplificar el proceso de declaración de impuestos en el futuro. Esto ayudaría a eliminar la presentación de informes y de anexos asociados a declaraciones de impuestos. También simplificaría procesos de devolución de impuestos, entre otros.
  • Seguridad: esto aplica sobre todo para los negocios que no tienen la obligación del uso de una impresora fiscal. Emitir una factura en una plataforma creada por la DGI les brindará mayor seguridad a los clientes. Y para aquellos que tengan un equipo fiscal, les brindan la seguridad a sus clientes que la factura es válida y única.
  • Impulsa el e-commerce: aquellos comercios que han habilitado las compras en línea, podrán enviarle la factura de forma inmediata y digital a sus clientes. Agilizando el proceso de compra y ofreciendo un mejor servicio al cliente.
  • Amigable con el ambiente: al emitir una factura electrónica lo que se busca es disminuir el uso del papel.

Características y manejo de la factura electrónica

Esta información es relevante tanto para los clientes como para los comercios que brinden un servicio o producto. Para remitir la factura electrónica una de las opciones es que el cliente le brinde un correo electrónico al comercio. En el caso que el cliente no quiera brindar los datos, ya que no esta obligado, la segunda opción es proceder a entregarle un comprobante auxiliar de factura electrónica. Este comprobante se distinguirá por sus siglas CAFE. Es similar a la factura de papel, pero tiene otros campos tales como:

  • El código QR: se usa para escanear con un dispositivo móvil la factura y validar la veracidad de la misma. De igual forma, se puede validar en la página web de la DGI.
  • Código de autorización de la DGI: la factura debe tener un código único de factura electrónica que funciona como una llave que la identifica. Eso significa que no puede existir otra factura con ese código.
  • Datos generales: debe contener los datos generales de la transacción, datos del contribuyente emisor y del contribuyente receptor, entre otros datos dependiendo el tipo de transacción.
  • Descripción del objeto de la transacción: debe especificarse producto o servicio, cantidades, y precio.
  • Monto a cancelar: es el monto total a pagar por la transacción. Tiene la opción de un desglose en los casos de descuentos o bonificaciones, retenciones y cuando el pago es a plazos.
factura electrónica
  • Otros campos que pueden variar su información según el tipo de actividad comercial.

Recuerda que este método de facturación es voluntario por el momento. Los contribuyentes no están obligados a optar por este medio de facturación. Esto quiere decir que los que tienen equipo fiscal y no desean implementar esta modalidad están en su derecho. De igual forma aquellos exceptuados de equipo fiscal que utilizan otros formatos de facturación.

Te invitamos a ver el Instagram Live junto a Raissa Rudas de MB Asociados quien nos explicó todos los detalles sobre la entrada en vigor de la factura fiscal electrónica en Panamá.

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