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¿Cómo formalizar la relación laboral con mis colaboradores?

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No debes confundir el término de honorarios profesionales con el de salario. Para formalizar la relación laboral con un colaborador la ley establece que deben firmar un contrato de trabajo. Cuando es honorarios profesionales, se suele firmar un contrato de servicios en donde se especifica claramente las condiciones del servicio que no generarán una dependencia económica. 

Es por eso que el contrato de trabajo es un elemento clave para el cumplimiento de lo que exige la norma en el Código de Trabajo de Panamá. Adicional al contrato, el empleador tiene la obligación de inscribir la planilla de la empresa en la Caja de Seguro Social.

Contrato de Trabajo

En la norma se contempla diferentes tipos de contratos de trabajo y los elementos que debe contener para que sea válido. Por lo que recomendamos buscar asesoría legal al momento de elaborarlo.

Aunque puede existir un convenio verbal, no es recomendable. Para cumplir con las formalidades establecidas en la ley, debe existir un convenio por escrito en donde quede establecidas las condiciones de la relación laboral. 

¿Cómo formalizar la relación laboral con mis colaboradores?

En este contrato se debe especificar información como por ejemplo: 

a. Trabajo a realizar: en este punto se debe especificar la posición laboral dentro de la empresa y describir las responsabilidades.

b. Jornada de trabajo: en nuestro país hay tres tipos de jornadas: la diurna, nocturna, y mixta. Dependiendo el tipo de empresa y el trabajo a realizar, la jornada puede variar. Se debe especificar el horario de trabajo y basado en esta información, se indica el tipo de jornada a la cual corresponde. 

c. Salario: en nuestro país se estableció un salario mínimo en donde se consideró actividad comercial, región, tamaño de empresa, entre otras. La ley obliga a todas las empresas a cumplir con el salario mínimo como base. 

d. Forma y fecha de pago: se debe especificar cómo y cuándo se hará el pago del salario. 

e. Generales de las partes: el contrato debe contener las generales tanto del empleador como del empleado. 

f. Lugar de trabajo: se debe especificar el lugar en donde se llevará a cabo el trabajo por el cual la persona fue contratada. 

g. Duración del contrato: dependiendo el tipo de trabajo, el contrato puede ser definido (no mayor al año) o indefinido.  

Inscripción de Planilla en la Caja de Seguro Social

Luego que ambas partes firman el contrato de trabajo, la siguiente obligación que tiene el empleador es la apertura de una planilla. El empleado tiene el derecho de recibir su ficha como asalariado. 

El trámite para la apertura de una planilla se hace de forma presencial en la agencia de la Caja de Seguro Social. Debes recordar que esto no es opcional. Si funcionarios de esta entidad visitan tu empresa y no tienes la documentación, la entidad tiene la facultad de multar a la empresa. 

Los requisitos para el trámite de inscripción de un empleador en la Caja de Seguro Social pueden variar dependiendo si es persona natural o jurídica. 

¿Cómo formalizar la relación laboral con mis colaboradores?

Pero antes de brindarte los requisitos, hay un aspecto que debes conocer.  Una de las limitantes como persona natural es que como dueño no puedes aparecer en esa planilla.

En el caso de la persona natural, se deberán presentar los siguientes documentos: 

1. El empleador debe haber iniciado operaciones con al menos un (1) trabajador.

2. Presentar solicitud de Inscripción de Empleadores, completa y debidamente firmada.

3. Entregar el Registro de Firma para procesos con la Caja de Seguro Social a través del Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas (SIPE), firmado por el Empleador.

4. Facilitar el listado de los Empleados firmado por el representante legal, indicando la siguiente información:

  • Nombre completo
  • Número Seguro Social (si tiene)
  • Número de cédula
  • Salario
  • Fecha inicio de labores
  • Cargo que desempeña

5. Presentar poder notariado que autoriza la entrega de Sobre Confidencial. Este contiene el usuario y contraseña para descargar la Firma Digital. En caso tal que se presente una tercera persona a retirarlo debe presentar copia de su cédula como apoderado y del Representante Legal (legibles).

6. Copia de cédula de identidad personal, pasaporte original vigente o carné de residente permanente.

7. Registro Comercial, Aviso de Operación o Certificado de Idoneidad, en caso de ser necesario. Según la actividad que desarrolle.

8. Declaración expresa del domicilio del establecimiento comercial y del propietario (anexar croquis).

9. Recibo de servicios básicos que compruebe el domicilio del establecimiento o residencia del empleador.

10. Copia del contrato de trabajo debidamente registrado de cada empleado que prestará el servicio. Esto según lo dispuesto en el artículo 67 del Código de Trabajo.  

En el caso de la persona jurídica, deberá presentar los mismos requisitos, excepto el número 6 y 8. Los documentos adicionales que deberá presentar junto con los demás requisitos son los siguientes: 

  1. Original y copia del pacto social y sus reformas.
  2. Entregar Certificación del Registro Público actualizada, con vigencia hasta de un (1) año. En este documento se debe indicar la conformación de la Junta Directiva, Representante Legal, si consta Poder General o Especial otorgado por la sociedad o autorización debidamente notariada, a favor de la persona que representará a la sociedad en los trámites administrativos.
  3. Original y copia de la cédula del Representante Legal, pasaporte vigente o carné de residente permanente.

OJO: Debes llevar original y copia para que te quede constancia de recibido. Para este trámite existe un período determinado tomando como base el inicio de la relación laboral. El empleador tiene máximo 6 días para hacer la inscripción, de lo contrario se generará una multa. Una vez el empleador tiene la información para ingresar al SIPE, debe cumplir con la obligación de la presentación y pago de la respectiva planilla. 

En resumen, las dos obligaciones principales que tiene la empresa al momento de formalizar la relación laboral es el contrato de trabajo y la planilla. Si la empresa no tiene el personal para realizar el trámite en la Caja de Seguro Social, se recomienda se busque a un tercero para evitar multas. 

Si necesitas ayuda o tienes dudas,  te recomendamos comunicarte con nuestros aliados de Martinez Barrios & Asociados quienes te pueden asesorar en materia legal, contable y fiscal.

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