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Desafíos y retos de trabajar con equipos remotos

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Aunque muchos han tenido la experiencia del #homeoffice es probable que pocos hayan estado al 100% en esa modalidad, e incluso algunos, lo están probando por primera vez. La verdad, es que la #tecnología no sustituye las #competencias que se requieren para fluir en lo virtual, solo apalanca el flujo de las comunicaciones y documentos.

Los desafíos y retos para los que lideran y gerencian equipos virtuales van desde el manejo de las diversidades del equipo (generaciones, conocimientos tecnológicos, idiomas, horarios) hasta los procesos y estructuras que son necesarios desde la virtualidad, y definitivamente difieren del offline.

Las organizaciones, en caso de no tenerlos, deben iniciar la construcción de protocolos y capacitaciones para manejar de manera adecuada los equipos virtuales., les dejo algunas recomendaciones:

1. Tengan claros y priorizados los objetivos del equipo.

No importa si ya “saben sus roles”. Re-inicien y hagan un kick off que permita asegurarnos de que todos estamos alineados en: ¿Qué se quiere lograr? ¿Quiénes son los responsables de c/u de esas acciones? ¿Para cuándo? 

Las nuevas circunstancias han generado toma rápida de decisiones, que no necesariamente todos están en conocimiento.

Definan las reglas mínimas de los encuentros. El respeto es importante y un “no negociable”, pero también los temas de sensibilidad cultural pueden aparecer, preguntas como: ¿todos estamos cómodos si se usan groserías? ¿Cuánto tiempo se le va a dar al “small talk”? ¿Valoramos la puntualidad? ¿Cómo nos garantizamos que estén todos enfocados y no contestando emails o viendo redes mientras tenemos la reunión virtual?

Como líder de equipo/proyecto asegúrate antes de que todos disponen de las herramientas tecnológicas (software, hardware y permisos) antes de iniciar la reunión. Evalúa el comunicarte uno a uno con antelación para manejar expectativas y gestionar la incertidumbre antes de la primera reunión.

Desafíos y retos
Desafíos y retos

2. No den nada por sentado.

No asumamos que el otro sabe, no pensemos que porque es millenial debe saber sobre tecnología o por ser BabyBoomer no sabe.

3. Definan el tipo de reuniones.

Hay reuniones que son para actualizar y mostrar avances, hay las que son para trabajar algún tema en específico. Pueden necesitar encontrarse para manejar conflictos y/o bloqueos, e incluso algunas enfocadas solo a toma de decisiones. Todas son diferentes, tienen diferentes objetivos y no necesariamente requieren la asistencia de todos. Piensen en eso antes de caer en el síndrome de la “reunionitis”.

4. Sobre comunicaciones y frecuencias

Acuerden claramente los siguientes canales y plataformas para

  • Comunicación: Olvídense de whatsapp, sms y redes no son canales apropiados y pueden generar saturación y confusión.  Aquí es importante definir a quien copiar sobre qué asuntos y a quién no. 
  • Encontrarse de manera virtual: Escojan una plataforma respaldada por la empresa, si no tienen Microsoft Teams estará disponible de manera gratuita por 6 meses, Hangouts de Google también es gratuito. (MicTeams acceda a www.aka.ms/MicrosoftTeams,  para tutoriales o consejos acceda a www.successwithteams.com.)  
  • Compartir documentos: Aquí lo ideal es tener acceso a un compartido en la nube. Si deben enviar algo utilicen el email empresarial.
Desafíos y retos

Como líder de equipo/proyecto define encuentros cortos y más frecuentes para los que requieren supervisión cercana y empodera a aquellos que consideres. Cuidado con la reunionitis, definan quiénes deben asistir a qué tipo de reuniones. no todos deben asistir a todas las reuniones. Por eso es importante los protocolos y socializarlos previamente. 

Como profesionales debemos enfocarnos en reforzar:

  • Autogestión y autodisciplina
  • Confiar en la capacidad del otro (del líder y del equipo)
  • Ser consistentes
  • Fortalecer la paciencia, perseverancia, tolerancia y flexibilidad

Recordemos que todos estamos reaprendiendo y manejando la incertidumbre, así que enfoquémonos en lo posible y en la solución.

Autora: Ivi Serrano

Directora de Proyectos con Propósito & Coach Estratégica

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Para leer más noticias te invitamos a leer Somos Impacto Positivo.

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