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La importancia de tener un plan de emergencia empresarial y cómo crearlo

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Las situaciones imprevistas ocurren, amenazando las operaciones de una empresa, por lo que es necesario crear un plan de emergencia empresarial.

Toda empresa requiere de medidas especiales para la protección de sus operaciones, infraestructura y personal, por lo que se hace imprescindible un plan de emergencia empresarial.

La eventual contingencia de desastres que interrumpan, condicionan o pongan en peligro las operaciones, infraestructura y el personal humano de una empresa requiere de la preparación de medidas especiales de protección que se reúnen en el plan de emergencia empresarial. Diseñar un plan de emergencia es imprescindible para mitigar los daños que podría causar una eventualidad negativa.

En esta ocasión vamos a compartir contigo algunas generalidades respeto al plan de emergencia empresarial y algunos consejos sobre cómo diseñar uno apropiado para tu empresa.

¿Qué es un plan de emergencia empresarial?

Un plan de emergencia empresarial es un documento oficial que contiene los pasos a seguir en caso de una eventualidad que pueda sufrir una organización. Su objetivo es evitar situaciones desfavorables y facilitar acciones para actuar eficazmente ante cualquier tipo de emergencia. El plan de emergencia empresarial está dirigido a mitigar emergencias que pueden resultar de diferentes situaciones, eventos naturales o provocados por los seres humanos.

Eventos desde terremotos hasta terrorismo, aparición de virus o enfermedades, como la situación actual que vivimos con la pandemia de la COVID-19.

Los ciberataques también son emergencias. Recientemente empresas de Latinoamérica sufrieron un aumento en ciberataques de un 24 % en 2021. Es esencial contar con un plan de emergencia empresarial que apoye a la compañía en caso de que la información peligre.

Faheem Younus

Importancia

Las emergencias pueden provocar diferentes peligros a las empresas, por lo que establecer el plan de emergencia empresarial para conocer las acciones óptimas que deben seguirse ante cada situación es imperativo para saber cómo actuar antes de que ocurran estos eventos. El principal objetivo de la organización debe ser garantizar que la empresa continúe funcionando.

Los planes de emergencia contemplan etapas que cubren tanto las medidas como las acciones de seguridad a contemplar antes, durante y después de una situación negativa.

El plan de emergencia empresarial permite a los líderes tomar medidas para identificar peligros potenciales y listar las acciones para prevenir, mitigar y controlar. Cuando los líderes se toman el tiempo para investigar y planificar cuidadosamente antes de que ocurran desastres, dan pie a que toda la compañía esté lista para actuar de manera rápida y eficaz. 

El responsable del plan de emergencia empresarial

plan de emergencia empresarial

El plan de emergencia empresarial debe ser elaborado por empresas externas especializadas en la detección y prevención de riesgos empresariales. 

Si la creación del plan de emergencia empresarial está contemplado para realizarse de forma interna, lo mejor es apoyarse en un responsable en materia de seguridad y salud laboral que conozca a fondo al centro de trabajo y determine los riesgos y las acciones a emprender. 

Desarrollar un plan de emergencia empresarial ciertamente requiere la asesoría de expertos, sin embargo, existe una pauta para iniciar la planificación que te detallamos a continuación.

Elaboración de un plan de emergencia empresarial

1. Identifica las áreas más críticas de tu empresa

Para comenzar a crear tu plan de emergencia empresarial lo primordial es saber cuáles son todos los posibles riesgos en los que podrían verse envueltas tus operaciones.

Por lo tanto, el primer paso es identificar las áreas más críticas de tu organización y las formas en que podrías protegerla. Analiza cada una de las áreas de tu negocio y detecta sus riesgos.

plan de emergencia empresarial

Ahora te describimos algunas de las posibles áreas de negocio en las que hay que reparar para explorar posibles situaciones de riesgo:

  • CLIENTES: En las empresas los clientes son un tema de prioridad en caso de una emergencia o crisis. Es necesario tenerlos debidamente listados junto con las posibles formas en las que te pondrías en comunicación para avisarles que tu compañía está pasando por una eventualidad y estás en recuperación. 
  • EMPLEADOS: capacitar a tus empleados en caso de emergencia es una de las mejores medidas preventivas. Con preparación, el personal puede tener una mejor actuación ante cualquier riesgo y ayudar a dar continuidad a las operaciones empresariales. 
  • INFORMACIÓN SENSIBLE: se refiere a todos los datos de valor de la empresa, incluyendo a clientes, información, estados financieros, accesos. Es menester determinar el proceso de respaldo para salvaguardar dicha información. 
  • INFRAESTRUCTURA: este apartado es concerniente al espacio físico donde se encuentra tu empresa, lo cual implica considerar si está en buenas condiciones y si cumple con los estándares de calidad en la construcción y acondicionamiento; así como las áreas de evacuación, señalización, entre otros. 

Tan importante como los puntos citados es la verificación de los seguros con los que cuenta la empresa debidamente documentados en un sitio accesible. En este sentido hay que buscar las opciones que mejor convengan para mitigar lo más posible los riesgos o consecuencias de una emergencia.

2. Considera lo que la empresa necesita para seguir operando

También es necesario que el plan de emergencia empresarial detalle todo aquello necesario para continuar con las actividades y evitar el cese abrupto. Es cuestión de considerar, en caso de alguna situación desfavorable, ¿se cuenta con otro espacio temporal al cual recurrir para dar continuidad a tus operaciones? Tener este punto claro determinará gran parte de tu plan de acción.

plan de emergencia empresarial

En caso de contar con una oficina temporal, debes establecer qué necesitas para llevar tus actividades normalmente en ese espacio. 

Si no cuentas con una alternativa propia, puedes encontrar muchas opciones de renta de oficinas de tipo trabajo compartido o incluso una oficina virtual. Sea cual fuere tu mejor opción, lo mejor es que pienses en ello con antelación para saber a dónde recurrir lo más rápido posible. 

3. Enumera las acciones a seguir en caso de una emergencia

Un plan de emergencia empresarial no podría estar completo si no se incluyen todas las acciones o pasos a seguir para resolver la situación.

  • Contactos de emergencia: Número de servicios de emergencia locales y cualquier contacto adicional al que necesites acudir en caso de emergencia; esto puede ir desde el hospital más cercano, estaciones de policía o bomberos o un técnico que te ayude a resolver un problema de software. 
  • Kit de primeros auxilios: Indica cada artículo dentro de tu kit de emergencia y dónde está almacenado. En esto radica también la importancia de tener personal capacitado, que pueda saber cómo usarlo eficazmente. Asegúrate de mantener actualizado tu kit, para que, en caso de necesitarlo, esté en condiciones y no haya caducado. 
  • Procedimientos de emergencia: Sea cual sea la eventualidad, todos en tu empresa deben saber cómo actuar. Describe las acciones a emprender y adjunta información que podría ser útil; por ejemplo, los planos de tu oficina en donde se indiquen las rutas de evacuación y el equipo de seguridad. 
  • Roles y responsabilidades: es conveniente indicar quiénes serán los encargados de ejecutar cada acción del plan de emergencia empresarial. Esta es información esencial pues la comunicación es fundamental para realizar los procedimientos necesarios ante una eventualidad. Piensa en aquellos que podrían ser buenos líderes, capacítalos correctamente y registra en tu plan de emergencia sus nombres, así como sus actividades a desempeñar.
plan de emergencia empresarial

4. Revisa y actualiza tu plan de emergencia periódicamente

Cuando el plan de emergencia empresarial esté listo, es necesario verificar que todo esté correcto y que los pasos a seguir sean los más viables para resolver diferentes situaciones. Conviene consultar con los empleados y facilitar su acceso para que puedan ver las acciones que les corresponden. 

Conviene también revisar periódicamente los números de contacto para corroborar que están actualizados, por ejemplo, haciendo llamadas de verificación para saber si el número continúa en línea o si hay que actualizarlo. Cuanto más prevengas, más rápida podrá ser la recuperación de tus operaciones. 

El plan de emergencia empresarial es muy importante y no se debe escatimar esfuerzos en su desarrollo. Las situaciones desastrosas pueden ocurrir en cualquier momento y la recuperación será más rápida y menos traumática si se cuenta con un plan de acción para actuar eficaz e inteligentemente.

FUENTE: HubSpot.

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